国際的な取引や手続きでは、しばしば「戸籍謄本のアポスティーユ・領事認証取得」が必要となります。
特に海外での結婚、就労、永住権取得などの手続きで、戸籍謄本を提出する際、その公文書が本物であるという証明が求められることが一般的です。
この記事では、戸籍謄本にアポスティーユを取得し、必要に応じて領事認証まで完了させるためのステップを詳しく解説します。
戸籍謄本のアポスティーユ取得とは？
海外では「出生証明書」の提出を求められることがよくありますが、日本には「出生証明書」というタイトルの公的文書は存在しません。
そのため戸籍謄本に翻訳文をつけてアポスティーユ取得して出生証明書として提出することが多いです。
アポスティーユは、公文書が発行された国以外でその公文書を使用するために、国際的に認められた形式で公文書の真正性を証明するものです。
1961年のハーグ条約により、加盟国間では、別途領事認証の手続きを省略し、アポスティーユの取得だけで文書の真正性が認められるようになりました。
まずはご自分が文書を提出する国がハーグ条約加盟国かどうかを確認することがファーストステップとなります。
アポスティーユ取得のプロセス
ここでは翻訳文の添付が必要な場合についてのプロセスになります。
翻訳文の添付が不要な場合は以下とは異なります。
- 戸籍謄本の準備
まず、3か月以内発行の戸籍謄本を用意します。地方自治体の市区町村役場で発行を申請できます。海外在住の方は行政書士に依頼すれば代理で取得してくれます。 - 公証人による証明
日本では、戸籍謄本に翻訳文を添付すると私文書扱いとなるため、アポスティーユを外務省で直接取得することはできません。公証人が作成する「公証役場証明書」という形式で間接的に証明を受ける必要があります。
領事認証が必要な場合
アポスティーユ加盟国以外への文書提出の際は、更に領事認証の取得が必要になります。
これは、その国がアポスティーユ協定に加盟していない場合や、特定の文書に対して領事認証を求める場合に行います。
領事認証が必要かどうかは、提出先の機関の考え方がすべてです。
※提出先機関にアポスティーユ取得だけでよいのか？それともアポスティーユ取得後に領事認証も必要かご確認ください。
翻訳の重要性
戸籍謄本とそのアポスティーユ・領事認証を取得する場合、多くの場合、その文書を使用する国の言語へ翻訳する必要があります。
翻訳は専門の翻訳者に依頼し、公的機関が求める基準を満たした翻訳であることが重要です。
レイアウトが大幅に違っていたり、翻訳が少しでも違うと受付してくれない大使館も多いので特に注意が必要なプロセスです。
また翻訳にミスがあると、間違ったスペルで外国の機関に情報が登録されてしまい、その修正に膨大な時間とお金が発生してしまうことも実際にあります。
※うちのサポートした事例ではこのようなことは1件もありません。
戸籍謄本のアポスティーユ・領事認証取得のサポート
この複雑なプロセスは、手続きに慣れていないと煩雑で時間も労力もかかるものです。
せっかく自分で大量の時間をかけてアポスティーユ取得しても、内容が間違っていると大変なことになってしまいます。
アポスティーユ取得に精通している行政書士によるサービスを利用すれば、適切かつ迅速に手続きを進めることができます。ぜひご利用をご検討ください。
まとめ
「戸籍謄本のアポスティーユ・領事認証取得」は国際的な手続きにおいて避けては通れない道です。
この記事が皆様の戸籍謄本を国外で使用する際の一助となれば幸いです。
専門的な支援が必要な方は、ぜひ当事務所までお問い合わせください。
